sem.
ROOM PLANNER

  • Zentrales Raum-Management
  • Belegungsplanung
  • Online Raum Buchung
  • Raum Inventarisierung
  • Flexibles Equipment- Management
  • Speicherung von Bildern & weiteren Raum-Details

Funktionen

-Raum-Management der nächsten Generation- Verwalten Sie mit sem.ROOMPLANNER Ihre Meeting-Räume effizient, zentral und stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine einfache Buchungsfunktion zur Verfügung.

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RÄUME PLANEN & VERWALTEN

Bilden Sie in sem.ROOMPLANNER Ihre realen Meeting-Räume in einer hierarchischen Struktur ab nach Land, Standort, Straße, Gebäude und Stockwerk. Neben diesen Merkmalen können weitere Informationen der Meeting-Räume gespeichert werden, wie Equipment z.B. Tische, Stühle, Projektor, Whiteboard. Je nach Bedarf können eigene Equipment – Einträge über einen Assistenten hinzugefügt werden, wie z.B. für spezielle Ausstattungsmerkmale oder technische Besonderheiten.

Zusätzlich zu der Raumbeschreibung ist es möglich, Bilder der Räume hochzuladen, um einen Gesamteindruck zu vermitteln. Für spätere Rückfragen bzgl. Raumverwaltung oder technische Fragen können weitere Details wie Kontaktperson, Email oder Telefonnummer angegeben werden

RAUMBUCHUNG

Die Raumbuchung erfolgt einfach und schnell über den zentralen Raum-Navigator. Wird ein Raum ausgewählt, werden alle Details bzgl. des Raums wie Bilder, Details, Equipment und Kontaktperson angezeigt. Neben diesen Informationen ist über den eingeblendeten Kalender die Buchungssituation schnell ersichtlich. Je nach Bedarf kann zwischen der Monats-, Woche-, und Tagesansicht gewählt werden. Über ein einfaches Buchungsformular sind Buchungen/Reservierungen in nur einem Schritt möglich.

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ZUGRIFFSRECHTE

Jeder angelegte Meeting-Raum kann mit Zugriffsrechten versehen werden. Hierbei können Benutzer und Gruppen aus dem Cloud-Office ausgewählt und einer Rolle zugewiesen werden. Generell stehen hierfür drei unterschiedliche Rollen zur Verfügung, die Gast-, Bucher-, und Organisator-Rolle.

Als „Gast“ besitzt der Benutzer lediglich das Leserecht auf einen Raum und kann keine Buchungen durchführen. So können auch Personen/Gruppen Zugriff erhalten, die lediglich über Belegungen informiert werden müssen. Die „Bucher“-Rolle hingegen besitzt das Schreibrecht auf einen Raum und kann somit Buchungen und Reservierungen eintragen. Die Verwaltung und Administration erfolgt über die Benutzer mit der „Organisator“-Rolle

PRIVATE & ÖFFENTLICHE RAUMBUCHUNG

In sem.ROOMPLANNER werden generell zwei Buchungsvarianten unterschieden, die öffentliche und die private Buchung. Je nach Raum kann festgelegt werden, ob die Benutzer selber Ihre Belegungen buchen können oder es einer extra Bestätigung bedarf. Ist ein Raum als „privat“ gekennzeichnet, können die Benutzer lediglich eine Reservierungsanfrage erstellen, welche über einen „Organisator“ bestätigt bzw. abgelehnt werden muss. Unter dem Menüpunkt „Anfragen“ ist für jeden Benutzer ersichtlich, welche Anfragen erstellt, genehmigt und abgelehnt wurden.

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RAUM - ORGANISATOR

Ein Raum-Organisator ist zuständig für die Verwaltung eines Raumes, der mit einer „privaten“ Buchung definiert wurde, d.h., Benutzer können lediglich eine Reservierungsanfrage erstellen, die im Anschluss durch den Organisator bestätigt oder abgelehnt wird. Über den Menüpunkt „Genehmigungen“ werden einem Organisator alle Buchungsanfragen von allen Räumen angezeigt. Zusätzlich zu der Anfrage wird automatisch geprüft, ob eine Termin-Überlappung für diese Anfrage existiert, wodurch eine manuelle Prüfung entfällt. Über die integrierte Toolbar kann direkt jede Anfrage genehmigt oder abgelehnt werden,

Ebene-146.

Sicherheit

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